Reporting
Alle Unternehmen im UN Global Compact sind verpflichtet, ihren Fortschritt bei der Umsetzung der 10 Prinzipien und ihre Aktivitäten zur Förderung einer nachhaltigen Entwicklung zu berichten. Dieser jährliche Communication on Progress (COP) richtet sich an die Stakeholder des Unternehmens, also an Investoren, Geschäftspartner, Kunden und Lieferanten, Organisationen der Zivilgesellschaft und staatliche Stellen. Damit verfolgt der UN Global Compact folgende Ziele:
- Förderung von Transparenz
- Kontinuierliche Verbesserung der unternehmerischen Aktivitäten
- Sicherung der Integrität des UN Global Compact und der Vereinten Nationen
- Förderung des gegenseitigen Lernen durch die Verbreitung von Good Practices
Alle COP sind auf der Webseite des UN Global Compact veröffentlicht – mehr als 33.000 Berichte können dort bereits eingesehen werden.
Was sind die Anforderungen an einen COP?
Der UN Global Compact macht keine Vorgaben zum Format der Berichterstattung und lässt den Unternehmen viele Freiheiten. Dennoch muss der Communication on Progress (COP) die folgenden Anforderungen erfüllen, um anerkannt zu werden:
- Integration in Unternehmensberichte: Um den Bericht für alle Stakeholder zugänglich zu machen, sollte er in den Nachhaltigkeits- oder Jahresbericht des Unternehmens integriert werden. Unternehmen, die keine formellen Berichte veröffentlichen, können ein eigenständiges Dokument erstellen. Der COP muss auf der Webseite des UN Global Compact hochgeladen und soll so einer breiten Öffentlichkeit zugänglich gemacht werden
- Sprache: COPs sollten in der/den Sprache/n der wichtigsten Stakeholder des Unternehmens verfasst sein. Sie kann also auch in deutscher Sprache erstellt und veröffentlicht werden.
Inhaltliche Mindestanforderungen:
- Erklärung der Geschäftsführung zum fortdauernden Engagement des Unternehmens im UN Global Compact und zu weiteren Anstrengungen zur Umsetzung und Förderung der 10 Prinzipien
- Beschreibung konkreter Aktivitäten des Unternehmens zur Umsetzung der 10 Prinzipien in jedem der vier Themenfelder des UN Global Compact (Menschenrechte, Arbeitsnormen, Umweltschutz und Korruptionsprävention, wobei Menschenrechte und Arbeitsnormen zusammengefasst werden können). Kann über einzelne Themenfelder nicht berichtet werden, so muss das Unternehmen dies begründen ("report or explain").
- Messung und Bewertung von Ergebnissen anhand definierter qualitativer und/oder quantitativer Indikatoren für die vier Themenfelder.
Neu ab 1. April 2016:
Der sogenannte Express-COP nur für KMUs (mit weniger als 250 Mitarbeitern) stellt eine deutliche vereinfachte Form der Berichterstattung dar. Alle Informationen dazu finden Sie hier.
Unternehmen, die den Bericht mit einem ausführlicheren Reporting zu Management und Nachhaltigkeitsstrategien verbinden, berichten im COP zu 24 Advanced Kriterien und orientieren sich am Blueprint for Corporate Sustainability Leadership (2 MB PDF, englisch) sowie am UN Global Compact Management Model (2,1 MB PDF, englisch) und den 24 COP Advanced Kriterien (Deutsche Übersetzung - 0,1 MB PDF, deutsch).
Wann muss der COP vorliegen?
Die Vorlagefrist für den COP basiert auf dem Eintrittsdatum, das heißt, er muss spätestens ein Jahr nach dem Eintritt vorliegen.
- Statusänderung bei Versäumen: Unternehmen, die ihren Bericht nicht fristgerecht oder unvollständig einreichen, erhalten den Status "non-communicating" (nicht berichtend). Sie können eine zwölfmonatige “Learner Grace Period” nutzen, um den Bericht zu überarbeiten und nachzureichen. Dabei erhalten sie Unterstützung durch das UN Global Compact Büro in New York und das DGCN.
- Kurzfristige Fristverlängerung: Teilnehmer, die die Vorlagefrist nicht einhalten können, können vor Ablauf der Frist ein Nachfristersuchen (Grace Request) mit einer stichhaltigen Erklärung für die Verzögerung einrichten. Wird dieses gewährt, verlängert sich die Frist um 90 Tage.
- Langfristige Fristverlängerung: Teilnehmer, die die Vorlagefrist an ihre Berichtszyklen anpassen möchten, können über die Webseite des UN Global Compact ein Anpassungsersuchen (Adjustment Request) stellen. Damit kann die Frist einmalig um bis zu elf Monate verschoben werden.
- Ausschluss: Unternehmen mit dem Status „non-communicating“ werden nach 12 Monaten aus dem UN Global Compact ausgeschlossen, wenn sie während der „Learner Grace Period“ keinen vollständigen COP einreichen.
Wo erhalte ich Unterstützung?
Das DGCN bietet regelmäßig Webinare zum Einstieg in die Berichterstattung an und empfiehlt die Nutzung des CR-Kompass, um den COP zu erstellen. Teilnehmer, die noch nie eine COP erstellt haben, können sich an den Beispielen der deutschen Unternehmen auf den Webseiten des UN Global Compact orientieren. Dort sind auch zahlreiche Materialien zur Erstellung zu finden.
Die Richtlinien zum COP finden Sie hier (0,1 MB PDF, deutsch). Zur Übermittlung des COP gibt es eine Schritt-für-Schritt-Anleitung (0,2 MB PDF, deutsch). Eine Vorlage in deutscher Sprache liegt ebenfalls zum Download vor. Bei Fragen können Sie sich unter cop@globalcompact.de jederzeit an das DGCN wenden.
Alle teilnehmenden „non-business“-Organisationen, wie Universitäten, die verfasste Wirtschaft, Städte, zivilgesellschaftliche Organisationen, Verbände und öffentliche Institutionen sind verpflichtet, alle zwei Jahre eine Communication on Engagement (COE) einzureichen. Diese Anforderung besteht seit 2013, um
- Die jeweiligen Stakeholder über die Bemühungen der Organisation zur Umsetzung der Prinzipien des UN Global Compact und der Unterstützung der Initiative zu informieren.
- Die individuelle Verpflichtung und das damit verbundene Engagement öffentlich zu machen.
Was muss eine COE enthalten?
Das Format ist frei wählbar, dennoch muss jede COE die folgenden Anforderungen erfüllen:
Inhaltliche Vorgaben
- Erklärung des Hauptgeschäftsführers oder einer entsprechenden Führungsperson, in der die Organisation ihre Verpflichtung gegenüber der Initiative und deren Prinzipien erneuert und die Fortsetzung der Unterstützung zusagt.
- Darstellung der praktischen Maßnahmen, die die Organisation ergriffen hat, um die Prinzipien des UN Global Compact und die Initiative zu unterstützen. Diese sind abhängig von der Art der Organisation und beziehen sich auf die beim Beitritt angegebenen Aktivitäten.
- Nachweis der Ergebnisse anhand qualitativ oder quantitativ gemessener Resultate.
Formale Vorgaben
- Integration: Soweit möglich, sollte die COE in das zentrale Kommunikationsformat der Organisation integriert sein, beispielsweise in den Jahresbericht. Falls kein zentrales Medium besteht, kann die СОE als eigenständiges Dokument erstellt werden.
- Sprache: Die COEs sollten in der/den Sprache/n der wichtigsten Stakeholder des Teilnehmers verfasst sein. Eine COE kann also auch in deutscher Sprache verfasst und veröffentlicht werden.
- Veröffentlichung: Die COE muss als PDF auf der Webseite des UN Global Compact veröffentlicht und mit einem Link auf die Internetseite, die ihre COE enthält, versehen werden. Zusätzlich füllen die Teilnehmer einen kurzen Fragebogen zum Inhalt der COE aus und sollen diese über ihre zentralen Kommunikationsformate hinaus kommunizieren.
Wann muss die COE vorliegen?
- Zweijähriger Turnus: Die erste COE muss innerhalb von zwei Jahren nach Beitritt zum UN Global Compact eingereicht werden. Organisationen, die vor dem 31. Oktober 2013 beigetreten sind (Beschlusstag der COE), haben bis zum 31. Oktober 2015 Zeit. Anschließend gilt ein zweijähriger Turnus – ein freiwilliges jährliches Reporting ist möglich.
- Kurzfristige Fristverlängerung: Teilnehmer, die die Vorlagefrist nicht einhalten können, können vor Ablauf der Frist ein Nachfristersuchen (Grace Request) mit einer stichhaltigen Erklärung für die Verzögerung einrichten. Wird dieses gewährt, verlängert sich die Frist um 90 Tage.
- Langfristige Fristverlängerung: Teilnehmer, die die Vorlagefrist an ihre Berichtszyklen anpassen möchten, können über die Webseite des UN Global Compact ein Anpassungsersuchen (Adjustment Request) stellen. Damit kann die Frist einmalig um bis zu elf Monate verschoben werden.
- Fristverletzung: Bei Organisationen, die innerhalb der geforderten Frist keine COE einreichen, ändert sich ihr Status von „active“ zu „non-communicating“ (nicht berichtend). Falls diese den Bericht nicht nachreichen und den Status mehr als ein Jahr behalten, werden sie vom UN Global Compact ausgeschlossen.
Falls Sie Fragen haben oder Unterstützung benötigen, können Sie uns unter cop@globalcompact.de kontaktieren.
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