Beschaffung in Schwellenländern – Compliancerisiken und wie man ihnen begegnet

30.04.2019

Die Beschaffungskette stellt einen der zentralen Compliance-Risikobereiche für Unternehmen dar, die in Schwellenländern präsent sind. Wenn Betrugs- und Korruptionsermittlungen in einem Schwellenland beauftragt werden, geht es in den meisten Fällen darum, einen Vorfall im Zusammenhang mit dem Einkauf aufzuklären. Die Gründe dafür finden sich vor allem in unterschiedlichen Geschäftsbedingungen und in der Compliance-Kultur der Mitarbeitenden.

Der UNGC-Unterzeichner ControlRisks berichtet über seine Erfahrung.

Die Begriffe "Industrieland" und "Schwellenland" bezeichnen natürlich ein breites Spektrum an Nationen und Verallgemeinerungen sind daher wenig geeignet. Daher wird die folgende Risikoanalyse durch den spezifischen Vergleich zweier Länder illustriert: Deutschland als Industrieland und Kamerun als Schwellenland. 

In Industrieländern wie Deutschland gibt es bereits zahlreiche Best Practices, die dafür sorgen, die Risikolage in der Beschaffungskette zu reduzieren. So werden beispielsweise häufig alle Einkaufsaktivitäten von einer zentralen Einkaufsabteilung verwaltet, durch die eine begrenzte Anzahl von Lieferanten beauftragt werden. Die Leistung dieser Lieferanten wird weiter durch einen langfristigen Rahmenvertrag und bestimmte Leistungskennzahlen − sogenannte KPIs − streng kontrolliert. 

Diese Maßnahmen kommen in einem Schwellenland wie Kamerun wenig zum Tragen, vor allem, weil die Wirtschaft in Schwellenländern oft sehr regional verankert ist. Hier spricht man daher von einer dezentralisierten Einkaufsfunktion, bei der jeder Standort für die Auswahl der eigenen Lieferanten zuständig ist. Am Ende hat das zur Folge, dass ein Unternehmen mit vielen kleineren Lierferanten zusammenarbeitet, was unter anderem die Aufgabe erschwert, die beauftragten Lieferanten eingehend zu kontrollieren und zu bewerten. 

Beschaffungsbetrug in Schwellenländern

Andere Herausforderungen in Schwellenländern wie Kamerun sind mangelnde Transparenz und Sensibilisierung für Compliance. Im Vergleich zu Deutschland werden Geschäfte in größerem Umfang auf informeller Ebene abgewickelt, was unter anderem eine eingeschränkte Dokumentation und die Anwendung interner Richtlinien zur Folge hat. Außerdem ist der Zugang zu öffentlichen Informationsquellen wie Handels- oder Eigentumsregistern begrenzt, die einen wichtigen Beitrag zur Überprüfung der Lieferanten bei der Vertragsvergabe leisten könnten. Auch sind heikle Compliance-Aspekte wie Interessenkonflikte in Kamerun schwieriger auszuschalten, da die Wirtschaft lokal verankert ist und persönliche Beziehungen als legitimer Wettbewerbsvorteil betrachtet werden. 

Das lokale Sicherheitsumfeld kann ebenfalls eine Rolle spielen, vor allem bei der Aufklärung eines Betrugs- oder Korruptionsvorfalls. Den Einkaufsmanagern wird in den meisten Fällen eine gewisse Machtposition gegenüber den Lieferanten eingeräumt, die noch verstärkt wird, wenn diese hauptsächlich mit wesentlich kleineren Firmen in der lokalen Umgebung zusammenarbeiten. Vor diesem Hintergrund haben viele Zeuginnen und Zeugen in einer solchen Untersuchung Angst um ihre Sicherheit, wenn sie eine Person in dieser Position direkt beschuldigen. Darüber hinaus fürchten die Lieferanten, ihr zukünftiges Geschäft mit dem Unternehmen zu verlieren, falls sie sich zu dem Vorfall äußern. 

Aber es gibt Maßnahmen, die Unternehmen ergreifen können, um das Risikopotenzial beim Einkauf zu reduzieren. Eine wichtige Maßnahme ist die Einsetzung eines Einkaufskomitees, dessen Mitglieder aus verschiedenen Abteilungen der Firma stammen und das für die Auswahl und Bewertung der Lieferanten zuständig ist. Bei der Arbeit dieses Komitees sind klare Spielregeln erforderlich, beispielsweise im Umgang mit Lieferanten oder in Fällen, in denen kein formelles Ausschreibungsverfahren notwendig ist. Dies trifft unter anderem dann zu, wenn der Einkaufswert zu gering ist oder es nur einen Lieferanten auf dem Markt gibt, der die gewünschten Waren oder Dienstleistungen anbieten kann. Erfahrungen zeigen, dass das Risiko von Missbrauch in diesen Ausnahmefällen besonders hoch ist, weshalb ihre Zahl soweit wie möglich eingeschränkt werden sollte.

Bei der Umsetzung einer starken Kontrollstruktur ist darüber hinaus das Vier-Augen-Prinzip ein integraler Bestandteil. Dies ist vor allem in Schwellenländern der Fall, in denen informelle Allianzen zwischen Mitarbeitenden einen hohen Stellenwert besitzen, bei denen das interne Kontrollsystem durch geheime Absprachen umgangen wird. Bei der Einstellung neuer Mitarbeitenden muss demnach nicht nur auf die richtige Anzahl, sondern besonders auch auf die Glaubwürdigkeit und Zuverlässigkeit der Kandidatinnen und Kandidaten großen Wert gelegt werden. 

Darüber hinaus stellt die Beschaffungskette in Schwellenländern wie Kamerun weitere Probleme für Unternehmen dar. Ein gutes Verständnis des geschäftlichen und kulturellen Umfelds kombiniert mit einem robusten Compliance Management System können jedoch dazu beitragen, die Risikolage deutlich zu entschärfen. 

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